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Guide de démarrage (téléchargement pdf)

 

 

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Comment démarrer ?

Comment utiliser l’application ?

Le rapport

Les Groupes

Archive

 

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Comment démarrer ?

• De quoi ai-je besoin pour utiliser l’application ?
• Quel nom d’utilisateur et mot de passe puis-je utiliser ?
• Que faire si je n’ai pas de nom d’utilisateur et de mot de passe ?
• Comment créer de nouveaux utilisateurs ?
• Quel type de navigateur internet est-il possible d’utiliser ?
• Puis-je surfer directement vers l’outil en ligne ?
• Puis-je accéder à l’application directement depuis le portail en ligne de bpost ?
• Combien coûte l'utilisation de l'outil en ligne ?
• Faut-il installer un programme sur mon ordinateur pour utiliser l’application ?
• Quels listes/types d’envois puis-je valider avec l’application ?
• Quel type de lecteur de code-barres puis-je utiliser ?
• Comment doit être configuré mon lecteur de code-barres ?
• Que faire si je ne parviens pas à scanner avec mon lecteur de code-barres ?
• Problème code-barres "]C1..."

 

Comment utiliser l’application ?

• Quelles sont les étapes à suivre ?
• Puis-je interrompre ma session de validation ?
• Puis-je valider plusieurs listes en même temps ?
• Puis-je refuser un envoi recommandé ?
• Puis-je supprimer un envoi d’une liste ?
• Puis-je supprimer une liste après avoir commencé la validation ?
• Que faire si j’ai commencé à valider une liste qui ne m’est pas destinée ?
• Que se passe-t-il si je supprime une liste ?
• Puis-je valider toutes mes listes dans l’application ?
• Puis-je changer le statut d’un envoi après avoir imprimé le rapport d’une liste ?
• Comment traiter un envoi perdu qui a été retrouvé ?

 

Le rapport

• Faut-il imprimer le rapport ?
• Que dois-je faire avec le rapport ?
• A quoi servent les informations sur le rapport ?
• Que faire si j’ai perdu le rapport pour le facteur ?

 

Les Groupes

• A quoi sert un Groupe ?
• Comment créer un nouveau Groupe ?
• Comment sélectionner un Groupe ?
• Comment changer de Groupe ?
• Comment supprimer un Groupe ?

 

Archive

• Que puis-je trouver dans le menu archive ?
• Combien de temps les archives sont-elles disponibles ?

 

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Comment démarrer ?

• De quoi ai-je besoin pour utiliser l’application ?

Pour utiliser l’application, vous avez besoin de :

1. Un nom d’utilisateur et un mot de passe
2. Une liste d’envois recommandés, que le facteur vous remet avec les recommandés
3. Un ordinateur avec une connexion internet et avec un navigateur internet récent (Internet Explorer 8 (ou plus), Google Chrome, Mozilla Firefox)
4. Un lecteur de code-barres

 

• Quel nom d’utilisateur et mot de passe puis-je utiliser ?

Pour accéder à l’application, vous devez utiliser le nom d’utilisateur et le mot de passe que vous utilisez pour accéder aux autres applications en ligne disponibles sur le portail bpost (e-tracker, e-masspost, Collect & Stamp, …).

 

• Que faire si je n’ai pas de nom d’utilisateur et de mot de passe ?

• Si votre organisation a déjà un compte chez bpost lui permettant d’accéder aux applications en ligne

​Vous devez demander à la personne qui a les droits administrateur de vous créer un compte. Si vous ne savez pas qui est l’administrateur du compte chez bpost, veuillez suivre le lien « Comment s’enregistrer ?» et complétez le formulaire en ligne qui permettra d’introduire votre demande.

• Si votre organisation n’a pas de compte chez bpost

Vous devez suivre le lien “Comment s’enregistrer ?”. Vous trouverez là un formulaire en ligne qui vous permettra d’introduire votre demande. Vous recevrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe par mail.

 

• Comment créer de nouveaux utilisateurs ?

L’administrateur de votre compte chez bpost peut créer de nouveaux utilisateurs. Pour ce faire, il doit se rendre sur le portail en ligne de bpost dans la section « Gestion des utilisateurs ».

 

• Quel type de navigateur internet est-il possible d’utiliser ?

Tous les navigateurs récents sont supportés :

1. Internet Explorer 8 (ou plus récent)
2. Google Chrome
3. Mozilla Firefox

 

• Puis-je surfer directement vers l’outil en ligne ?

Oui, via https://www.bpost.be/validationliste. Ajoutez cette page à vos favoris.

 

• Puis-je accéder à l’application directement depuis le portail en ligne de bpost ?

Il est possible d’accéder à l’application depuis le portail en ligne de bpost. Cependant, vous devrez vous identifier une seconde fois. C’est pourquoi nous vous suggérons d’utiliser l’adresse internet directe (https://www.bpost.be/validationliste) pour vous rendre sur l’application.

 

• Combien coûte l'utilisation de l'outil en ligne ?

L’outil en ligne a été développé faciliter et accélérer la validation des envois recommandés entrant. C’est un service additionnel pour aider nos nombreux clients. L’utilisation de cette application en ligne est gratuite.

 

• Faut-il installer un programme sur mon ordinateur pour utiliser l’application ?

Non, l’application est accessible par internet et ne nécessite aucune installation.

 

• Quels types d’envois puis-je valider avec l’application ?

L’application gère uniquement les listes de réception d’envois recommandés (recommandés nationaux, internationaux et plis judiciaires) qui sont distribués par bpost.

 

• Quel type de lecteur de code-barres puis-je utiliser ?

Tous les lecteurs de code-barres récents sont normalement supportés. Il n’est cependant pas possible d’utiliser les lecteurs de code-barres de smartphones.

 

• Comment doit être configuré mon lecteur de code-barres ?

Le scanner doit être configuré de telle manière à ce qu’il fasse un « return » automatique après chaque scan. De manière standard la majorité des lecteurs de code-barres sont configurés de cette manière.

Pour plus d’information, consultez le mode d’emploi de votre lecteur de code-barres ou demandez à votre fournisseur ou à votre service de support.

 

• Que faire si je ne parviens pas à scanner avec mon lecteur de code-barres ?

Vérifiez d’abord que :

1. Le lecteur de code-barres est bien connecté
2. Le curseur se trouve dans la bonne fenêtre

Si les points ci-dessus sont en ordre et que cela ne fonctionne pas :

Encodez un code-barres manuellement.

1. Si cela fonctionne, le problème vient de votre lecteur de code-barres/scanner
2. Si cela ne fonctionne pas, il s’agit peut-être d’une erreur dans l’application. Veuillez contacter le 02/201.11.11 pour rapporter cette erreur.

 

• Problème code-barres "]C1..."

Problème code « ]C1 » : Ce préfixe peut apparaitre lorsqu’un code-barres est scanné avec un ancien lecteur codes-barres.

Solution : l’utilisation d’un lecteur plus récent.

Solution intermédiaire: Si un code-barres scanné apparait avec les caractères « ]C1 », vous devez supprimer ces 3 premiers caractères manuellement avant de pouvoir poursuivre la validation de l’envoi recommandé.

 

Exemple :

]C1010541288500451921000130111041 est en réalité 010541288500451921000130111041

 

Ce problème est uniquement lié à la combinaison d’un ancien lecteur de code-barres et de code-barres de plis judiciaires et/ou d’anciens code-barres recommandés.

 

 

Comment utiliser l’application ?

• Quelles sont les étapes à suivre ?

Pour valider une liste, vous devez vous rendre dans l’application et :

1. Surfez sur http://www.bpost.be/validationliste
2. Identifiez-vous avec votre nom d’utilisateur
3. Identifier la liste en la scannant ou en encodant le code-barres manuellement
4. Valider les envois 1 par 1 en les scannant ou en encodant les code-barres manuellement
5. Vérifier le résultat du scanning
6. Imprimer le rapport, le compléter avec vos informations (nom, procuration, signature, …)
7. Rendre le rapport au facteur ainsi que les envois non-acceptés et les cartes AR signées

 

• Puis-je interrompre ma session de validation ?

Il est possible d’interrompre une session de validation en cliquant sur le bouton « Interrompre ».

Votre travail sera sauvegardé et la validation de la liste pourra être finalisée plus tard par vous ou par un autre utilisateur (pour autant qu’il appartienne à la même organisation).

 

• Puis-je valider plusieurs listes en même temps ?

Un utilisateur ne peut valider qu’une seule liste à la fois. Si vous souhaitez valider plusieurs listes en même temps, il vous suffit de créer de nouveaux utilisateurs.

 

• Puis-je refuser un envoi recommandé ?

Si vous souhaitez ne pas accepter un envoi, vous pouvez le faire en utilisant le bouton « Refuser » et choisir une des raisons suivantes :

1. Adresse incorrecte/insuffisante : l’envoi ne vous était pas destiné.
2. Le destinataire ne reçoit pas/plus de courrier à l’adresse indiquée : l’envoi était destiné à un précédent occupant du bâtiment ou à une personne qui ne travaille plus dans votre organisation.
3. Refus : vous ne souhaitez pas recevoir ce recommandé et il sera renvoyé à l’expéditeur
4. Pas reçu (manquant) : l’envoi figure sur la liste mais le facteur ne vous l’a pas livré

 

• Puis-je refuser un envoi rd'une liste ?

Non.

 

• Puis-je supprimer une liste après avoir commencé la validation ?

Oui. Il vous est possible d’interrompre la validation d’une liste et de supprimer celle-ci. Pour ce faire, vous devez cliquer sur le bouton « Interrompre ». Vous pourrez alors la supprimer. Cette liste n’apparaitra dès lors pas dans vos archives.

Il n’est cependant pas possible de supprimer une liste pour laquelle le rapport a déjà été imprimé.

 

• Que faire si j’ai commencé à valider une liste qui ne m’est pas destinée ?

Il vous suffit de supprimer la liste en cliquant sur le bouton « Interrompre » et de suivre les instructions à l’écran. Vous devrez alors rendre la liste et les envois recommandés au facteur lors de son prochain passage.

 

• Que se passe-t-il si je supprime une liste ?

La liste n’apparaitra pas dans vos archives et ne sera pas associée à votre organisation. La liste supprimée ainsi que les envois recommandés devront être rendus au facteur.

 

• Puis-je valider toutes mes listes dans l’application ?

Oui. Si une liste a été contrôlée directement avec le facteur, il est toujours possible de la traiter dans l’application. Dans ce cas, il ne sera pas nécessaire de donner le rapport au facteur.

 

• Puis-je changer le statut d’un envoi après avoir imprimé le rapport d’une liste ?

Non. Il n’est pas possible de changer le statut d’un envoi si la liste de laquelle il est issu est déjà clôturée. Il vous est possible de traiter cet envoi avec la prochaine liste et de lui donner un nouveau statut. Veuillez alors en informer votre facteur.

 

• Comment traiter un envoi perdu qui a été retrouvé ?

Il vous est possible de traiter cet envoi avec la prochaine liste que vous recevrez. Il sera alors considéré comme « envoi pas sur la liste ». Veuillez en informer votre facteur.

 

 

Le rapport

• Faut-il imprimer le rapport ?

Oui :

1. L’impression du rapport déclenche l’enregistrement des données dans les systèmes bpost
2. Le rapport est utilisé par le facteur pour finaliser la distribution de la liste et traiter les exceptions (envois non-acceptés, envois manquants, …)

 

• Que dois-je faire avec le rapport ?

Le rapport doit être donné au facteur lorsque celui-ci vient pour finaliser la distribution de la liste (le jour ouvrable suivant la distribution)

 

• A quoi servent les informations sur le rapport ?

Les détails sont nécessaires au facteur pour clôturer de manière correcte la liste et les envois que vous lui aurez éventuellement rendus.

 

• Que faire si j’ai perdu le rapport pour le facteur ?

Vous pouvez le réimprimer de deux manières :

1. En scannant la liste d’origine, vous allez être automatiquement redirigé vers l’étape finale et vous aurez la possibilité d’ouvrir et réimprimer le rapport.
2. En faisant une recherche dans le menu Archive, vous pouvez réimprimer le rapport concerné.

 

Les Groupes

• A quoi sert un Groupe ?

Si votre organisation est constituée de plusieurs entités (par exemple mailroom, marques commerciales, …) qui réceptionnent des envois recommandés, cette fonction vous aide pour un meilleur suivi interne de vos envois recommandés. Le groupe sera repris :

1. Dans les données téléchargeables pour chaque liste validée
2. Comme critère de recherche dans le menu archive

 

• Comment créer un nouveau Groupe ?

Après identification dans l’application, le premier écran vous propose une liste de Groupes déjà créés pour l’organisation à laquelle vous appartenez. Si vous voulez créer un nouveau Groupe, cliquer sur “Créer un nouveau Groupe”.

 

• Comment sélectionner un Groupe ?

Après identification dans l’application, le premier écran vous propose une liste de Groupes déjà créés pour l’organisation à laquelle vous appartenez. Il vous suffit d’en choisir un.

 

• Comment changer de Groupe ?

Pour changer de Groupe, il vous suffit d’en choisir un autre dans la liste qui vous est proposée ou d’un créer un nouveau.

 

• Comment supprimer un Groupe ?

Pour assurer l’intégrité du module de rapport et la transparence des données, il n’est pas possible de supprimer un Groupe.

 

Archive

• Que puis-je trouver dans le menu archive ?

Le menu archive vous permet d’effectuer des recherches pour :

1. Des envois
2. Des rapports

Vous pouvez faire des recherches sur base de code-barres, de date et de groupe.

Les résultats peuvent être téléchargés sous format .xls et .csv (recherche d’envois) ou .pdf (recherche de rapport)

 

• Combien de temps les archives sont-elles disponibles ?

Les archives sont disponibles pendant une période d’un an après réception des envois.