Help

 

Startersgids (download pdf)

 

 

--------------------------------------------------------------------------------------------

 

Hoe te starten?

Hoe de tool gebruiken?

Het geprinte overzicht van uw validatieactiviteit

Het gebruik van Groepen

Archief

 

--------------------------------------------------------------------------------------------

 

Hoe te starten?

 

Hoe de tool gebruiken?

 

Het geprinte overzicht van uw validatieactiviteit

 

Het gebruik van Groepen

 

Archief

 

--------------------------------------------------------------------------------------------

 

Hoe te starten?

  • Wat heb ik nodig om te starten?
    1. Een gebruikersnaam en een wachtwoord.
    2. Een lijst met aangetekende zendingen die de postbode u samen met de aangetekende zendingen bezorgt
    3. Een computer met een internetaansluiting en een recente browser (Internet Explorer 8 (of meer), Google Chrome, Mozilla Firefox)
    4. Een  standaard barcode scanner

 

Log in met uw bestaande  bpost gebruikersnaam en wachtwoord (= dezelfde die u reeds gebruikt voor de andere online toepassingen op de portaalsite van bpost zoals de e-tracker, e-masspost, Collect & Stamp …).

 

  • Ik heb geen gebruikersnaam en wachtwoord?
    1. Mijn bedrijf heeft reeds toegang tot de bpost portaal 
      Vraag aan uw collega  die  administratierechten heeft op de bpost portaal,  om een account voor u aan te maken.
      Weet u niet wie dat is, klik dan op de link "Hoe inschrijven?" en vul het online formulier in om een aanvraag in te dienen.
    2. Mijn bedrijf heeft nog geen account bij bpost
      Klik op de link "Hoe inschrijven?". Daar vindt u een onlineformulier waarmee u uw aanvraag kan indienen. U krijgt dan een e-mail met uw gebruikersnaam en wachtwoord.

 

De administrator van uw bpost-account kan nieuwe gebruikers aanmaken. Hij doet dat op de bpost-portaalsite in de sectie "Gebruikersbeheer".

 

U kan elke recente browser gebruiken:​

  1. Internet Explorer 8 (of recentere versie)
  2. Google Chrome
  3. Mozilla Firefox

 

Ja, via http://www.bpost.be/validatielijst. Voeg deze pagina toe aan uw favorieten.

 

Ja. U moet dan wel een tweede keer uw gegevens invoeren. Daarom raden we aan om via het rechtstreekse internetadres (http://www.bpost.be/validatielijst) naar de toepassing te gaan.

 

De online tool werd ontwikkeld om de validatie van binnenkomende aangetekende sneller en eenvoudiger te laten verlopen. Het is een bijkomende service om onze vele klanten te helpen. Deze dienst is niet-betalend.

 

Nee. De toepassing is rechtstreeks via internet bereikbaar.  

 

De toepassing verwerkt alle door bpost bezorgde aangetekende zendingen met barcode (Nationale aangetekende zendingen, Internationale aangetekende zendingen, Gerechtsbrieven)

 

U kunt normaal gezien alle recente streepjescodelezers gebruiken, behalve die van smartphones.

 

De scanner moet zo zijn geconfigureerd dat er een automatische "return" komt na elke scan. Standaard zijn de meeste barcodescanners reeds zo geconfigureerd.

Voor meer informatie, kijk in de handleiding van uw barcodescanner, vraag aan uw leverancier of uw support afdeling.

 

Check eerst als:

  1. De barcodescanner goed aangesloten is
  2. De cursor staat in de juiste veld

 

Als de punten hierboven in orde zijn en het lukt toch niet:

Voer een barcode manueel in.

  1. Als het lukt, dan is het te weten aan u scanner
  2. Als het niet lukt, dan is er een probleem aan de tool zelf. Gelieve dan deze te melden op het nummer 02 211 11 11  

 

”]C1” probleem code: Deze code verschijnt bij het gebruik van oudere scanners.
Oplossing: gebruik een recentere scanner

Tussenoplossing: Indien een gescande barcode begint met « ]C1 », moet u deze 3 karakters manueel verwijderen. Nadien gaat u verder met de validatie van de aangetekende zending.

 

Voorbeeld :

]C1010541288500451921000130111041 is in realiteit 010541288500451921000130111041

 

Dit probleem is eigen aan oudere barcode scanners samen met barcodes van gerechtsbrieven en/of oudere barcodes van aangetekende zendingen.

 

 

Hoe de tool gebruiken?

Om een lijst te valideren:

  1. Surf naar www.bpost.be/validatielijst
  2. Log in met uw gebruikersnaam
  3. identificeert de lijst door ze te scannen of door de streepjescode manueel in te voeren.
  4. Scan de zendingen of voer de streepjescode manueel in.
  5. Na ingave van de laatste barcode of laatste scan en valideer u het resultaat van de scanning.
  6. Na validatie drukt het overzicht af en vult u uw gegevens in (naam, volmacht, handtekening ...).
  7. Als laatste geeft u het overzicht, de niet-aanvaarde zendingen en de ondertekende AR-kaarten terug aan de postbode.

 

Ja, indien u op de knop “pauze” drukt.

De reeds gescande zendingen worden dan bewaard en de lijst kan later worden afgewerkt. Dit kan door uzelf of door een andere gebruiker nadat u of een collega de lijst terug heeft geselecteerd.

 

Een gebruiker (gebruikersnaam) kan slechts één lijst per keer valideren. Als u wenst meerdere lijsten tegelijk valideren, dan moet u meerdere gebruiker aanmaken.

 

Ja. Als u een zending niet wilt aannemen gebruikt u de knop "Weigeren". U kiest uit een van de volgende redenen:

  1. Adres onjuist/ontoereikend: deze zending was niet voor u bestemd.
  2. De bestemmeling ontvangt geen post (meer) op het aangeduide adres: de zending was bestemd voor een vroegere gebruiker van het gebouw of voor iemand die niet meer voor uw organisatie werkt.
  3. Geweigerd: u wenst die aangetekende zending niet te ontvangen en ze wordt naar de afzender teruggestuurd.
  4. Niet ontvangen (ontbreekt): de zending staat op de lijst maar de postbode bezorgde ze u niet

Nee.

 

Ja. U kunt de validatie van een lijst onderbreken en de lijst verwijderen. U klikt daarvoor op de knop "Onderbreken". Daar kunt u kiezen voor de lijst te wissen. De lijst komt dan niet in uw archieven.

U kunt geen lijsten verwijderen waarvoor reeds een rapport werd afgedrukt.

 

Klik dan op "Onderbreken" en volg de instructies op het scherm en verwijder de lijst. Geef de lijst en de zendingen vervolgens mee aan de postbode bij zijn volgend bezoek.

 

De lijst verschijnt dan niet in uw archieven en zal niet aan uw organisatie worden gekoppeld. Geef de verwijderde lijst terug aan de postbode.

 

Ja. Indien de lijst was al samen met postbode gecontroleerd, dan hoeft u de rapport niet meer aan de postbode te geven.

 

Neen.
U kunt de zending wel met de volgende lijst behandelen en ze een nieuwe status geven. Deel dat dan mee aan uw postbode.

 

U kunt die zending verwerken met de volgende lijst die u ontvangt. Ze wordt dan beschouwd als een "zending die niet op de lijst staat". Deel dat dan mee aan uw postbode.

 

Het geprinte overzicht van uw validatie activiteit:

Door het rapport af te drukken worden de gegevens in uw archief opgeslagen.

De postbode gebruikt het rapport om de uitreiking van de lijst af te ronden en de uitzonderingen te behandelen (niet-aangenomen zendingen, ontbrekende zendingen ...). Dit verhoogt de kwaliteit van de dienstverlening voor zender en ontvanger.

 

U geeft het rapport aan de postbode wanneer hij langskomt om de uitreiking van de lijst af te ronden (de werkdag na de uitreiking).

 

De postbode heeft deze informatie nodig om de lijst en de zendingen correct te kunnen afsluiten. Dit zowel voor de ontvangen als de geweigerde zendingen.

 

U drukt opnieuw af vanuit de applicatie: Dit kan op 2 manieren:

  1. Door de barcode van oorspronkelijke lijst terug  in te scannen wordt u automatisch naar de juiste pagina geleid waar u het overzichtsrapport opnieuw kunt openen en afdrukken.
  2. Ga naar het Archief in de tool en doe een opzoeking te doen in het menu waar u het rapport opnieuw kunt afdrukken.

 

Het gebruik van Groepen

Als uw organisatie uit meerdere entiteiten bestaat (bv. mailroom, commerciële merken ...) die allemaal aangetekende zendingen aannemen, dan kunt u dit met deze functie intern duidelijk gescheiden opvolgen. De groep staat dan:

  1. In de te downloaden gegevens voor elke gevalideerde lijst
  2. Als opzoekingscriterium in het menu archief

 

Zodra u hebt ingelogd in de toepassing ziet u op het eerste scherm  de vermelding van “Groep”. Als u een nieuwe groep wilt aanmaken, klikt u op "Een nieuwe groep aanmaken"..

 

Zodra u hebt ingelogd in de toepassing ziet u op het eerste scherm een lijst met de groepen die al werden aangemaakt voor de organisatie waartoe u behoort. U selecteert de groep die voor u de juiste is.  

Om van groep te veranderen, kiest u gewoon een andere in de lijst of maakt u er een nieuwe aan.

 

Omwille van de rapporteringsmodule en de transparantie worden de groepen niet verwijderd.

 

Archief

In het menu archief kunt u opzoekingen doen naar:

  1. Individuele zendingen
  2. Overzichtsrapporten

U kunt zoeken op basis van streepjescodes, datums en groepen.

U kunt de resultaten downloaden in formaat .xls en .csv (zendingen opzoeken) of .pdf (rapport opzoeken)

 

De archieven zijn beschikbaar tot één jaar na de ontvangst van de zendingen.

Dutch